Come Lavoriamo

Il processo inizia con un sopralluogo presso la sede del cliente. Il nostro tecnico analizza l'archivio fisico: volume complessivo dei documenti, tipologie presenti, stato di conservazione della carta, struttura organizzativa esistente e requisiti specifici di accesso e ricerca.

Questa fase produce un documento di analisi che diventa la base del piano di lavoro. Vengono definiti i metadati di indicizzazione, i formati di output, i profili di accesso al portale e le tempistiche di consegna. Il cliente approva il piano prima dell'avvio delle operazioni.

Il ritiro dell'archivio fisico avviene con mezzi dedicati e personale specializzato. Ogni scatola, faldone o fascicolo viene inventariato e registrato nel sistema di tracciamento. Al cliente viene consegnato un verbale di presa in carico con l'elenco completo dei materiali ritirati.

La catena di custodia è ininterrotta: dal momento del ritiro fino alla restituzione o alla distruzione certificata degli originali, ogni spostamento fisico dei documenti è tracciato. Questo garantisce la piena rintracciabilità e la responsabilità condivisa nella gestione dell'archivio.

La scansione avviene con scanner di produzione professionale capaci di gestire volumi elevati mantenendo costante la qualità dell'immagine. La risoluzione viene impostata in funzione della tipologia documentale: documenti di testo standard, planimetrie, fotografie e documenti storici richiedono impostazioni differenti.

Ogni pagina acquisita passa attraverso un controllo qualità automatico che verifica la leggibilità, la completezza e l'assenza di distorsioni. Le pagine che non superano il controllo vengono ri-scansionate manualmente. Il risultato è un file digitale di alta qualità per ogni documento originale.

Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) trasforma l'immagine scansionata in testo ricercabile. Il software OCR utilizzato supporta l'italiano e le principali lingue europee, con elevata accuratezza anche su documenti datati o con grafia non uniforme.

L'indicizzazione applica i metadati definiti nella fase di analisi: data del documento, tipologia, mittente, destinatario, numero di protocollo, oggetto e qualsiasi campo personalizzato rilevante. Il risultato è un archivio in cui ogni documento è raggiungibile attraverso ricerche full-text o per attributi specifici in pochi secondi.

Questa è la fase che trasforma un file digitale in un documento con valore legale equivalente all'originale cartaceo. La firma digitale qualificata, apposta dal Responsabile della Conservazione, attesta l'autenticità e l'integrità del documento. La marca temporale certifica il momento esatto in cui il documento è entrato nel sistema di conservazione.

Il pacchetto di archiviazione così formato è conforme alle specifiche tecniche AgID e include i metadati di conservazione, il documento digitale firmato e la marca temporale. Questo pacchetto è opponibile a terzi e utilizzabile come prova documentale in sede legale.

I documenti conservati vengono pubblicati sul portale web dedicato al cliente. L'accesso è gestito attraverso profili utente con permessi differenziati: un commercialista può accedere solo ai documenti di sua competenza, un responsabile amministrativo può avere visibilità sull'intero archivio.

Il portale permette la ricerca full-text, la navigazione per categorie, il download dei documenti in formato PDF/A certificato e la visualizzazione del log storico di ogni accesso. L'interfaccia è ottimizzata per l'uso da desktop e dispositivi mobili, senza necessità di installare software aggiuntivo.