Un archivio cartaceo non è solo carta. È storia, responsabilità, memoria istituzionale. Il nostro compito è preservarla in forma digitale.
Ogni studio professionale e ogni ente pubblico è costruito su una struttura documentale. Contratti, verbali, delibere, fatture, atti notarili: questi documenti non sono semplici fogli di carta, ma la base giuridica e operativa di ogni organizzazione.
La loro perdita, il loro deterioramento o la difficoltà di accedervi rapidamente ha conseguenze concrete: ritardi operativi, rischi legali, impossibilità di rispettare obblighi normativi. La digitalizzazione certificata non è un'opzione tecnologica, è una misura di tutela.
FynoxLix Hub nasce con l'obiettivo di rendere questo processo accessibile, affidabile e conforme alla normativa italiana. Non offriamo solo un servizio tecnico: accompagniamo ogni cliente in un percorso di trasformazione documentale che tiene conto della specificità del suo archivio.
Ogni processo è progettato per rispettare il Codice dell'Amministrazione Digitale, le linee guida AgID e il Regolamento GDPR. La conformità non è un requisito aggiuntivo: è la struttura portante del servizio.
I documenti trattati spesso contengono dati sensibili di terzi. Il nostro personale opera sotto accordo di riservatezza, e ogni accesso ai documenti è registrato e tracciato nel rispetto del GDPR.
Dalla presa in carico dell'archivio fisico alla pubblicazione sul portale digitale, ogni operazione è documentata con timestamp verificabili. La catena di custodia è intatta e verificabile in ogni momento.
Il rapporto con il cliente non termina con la consegna dell'archivio digitalizzato. Offriamo assistenza tecnica, aggiornamenti formativi e supporto nella gestione del portale per tutta la durata del contratto.
La conservazione sostitutiva in Italia è disciplinata da un quadro normativo articolato che comprende il Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), le linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, e il Regolamento eIDAS a livello europeo.
Il rispetto di queste norme non è automatico: richiede processi specifici, strumenti certificati e figure professionali qualificate. Il Responsabile della Conservazione, previsto dalla normativa AgID, supervisiona l'intero processo e ne garantisce la conformità nel tempo.
FynoxLix Hub opera con procedure validate e strumenti conformi, garantendo che ogni documento conservato digitalmente mantenga la sua validità legale nel tempo, anche in caso di verifiche fiscali, accertamenti o contenziosi.
Codice dell'Amministrazione Digitale
Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Protezione dei dati personali
Identificazione elettronica e servizi fiduciari
Non esistono due archivi identici. Prima di avviare qualsiasi processo, effettuiamo un'analisi approfondita della documentazione esistente, della sua struttura e delle esigenze specifiche di accesso e conservazione del cliente.
Siamo disponibili a illustrare nel dettaglio il nostro approccio alla digitalizzazione e alla conservazione sostitutiva. Contattaci per una conversazione senza impegno.